Gastos que los autónomos creen que pueden deducirse… y no siempre

Los cuatro requisitos que se piden siempre

Antes de entrar en casos concretos, conviene tener claro el filtro. Un gasto es deducible si cumple las cuatro condiciones a la vez:

1. Vinculación con la actividad. Tiene que estar relacionado con lo que haces para ganarte la vida.
2. Justificación. Factura completa, con tus datos. No un ticket suelto.
3. Registro. Anotado en el libro de gastos.
4. Imputación temporal. En el ejercicio que corresponde.

Los tres últimos son cuestión de orden. El primero es donde está casi todo el conflicto.

El vehículo: el caso más discutido

Aquí es donde más gente se lleva un disgusto años después.

En IRPF, la regla general para los turismos es exigente: solo se consideran afectos cuando se destinan exclusivamente a la actividad. Y «exclusivamente» significa exactamente eso: si el fin de semana lo usas para llevar a los niños, deja de cumplirse.

La normativa prevé excepciones expresas para determinadas actividades donde el vehículo es la herramienta: transporte de viajeros, transporte de mercancías, enseñanza de conductores, agentes comerciales, representantes y vehículos destinados a alquiler o a desplazamientos profesionales de representantes.

En IVA el tratamiento es distinto y más flexible: la ley presume una afectación del 50 % para los vehículos de turismo, con la posibilidad de acreditar un porcentaje mayor o de que la Administración pruebe uno menor.

Es decir: puede darse el caso de que deduzcas parte del IVA y nada en IRPF. No es una contradicción, son dos impuestos con reglas propias.

El teléfono y la conexión a internet

Si tienes una línea contratada a tu nombre y la usas para todo, la deducción íntegra es difícil de sostener.

Lo que sí funciona sin discusión: una línea contratada exclusivamente para la actividad. Cuesta poco y elimina el problema de raíz.

Trabajar desde casa

Es un caso en el que la normativa sí ha puesto una regla clara, y conviene aprovecharla bien.

Gastos de titularidad (IBI, comunidad, seguro del hogar, amortización si eres propietario): se deduce la parte proporcional a los metros cuadrados afectos que hayas declarado.

Suministros (luz, agua, gas, internet): aquí la ley prevé una regla propia. Se aplica un porcentaje sobre la proporción de metros afectos, salvo que se pruebe un porcentaje superior.

Dos condiciones que no se pueden saltar: hay que haber declarado la afectación parcial de la vivienda, y los metros declarados tienen que ser razonables. Declarar el 60 % de un piso de tres habitaciones como despacho es una invitación a que te lo revisen.

Comidas y dietas

La manutención del propio autónomo es deducible, pero con condiciones que van juntas y no se pueden elegir a la carta:

• En establecimientos de restauración y hostelería.
• Pagadas por medios electrónicos. En efectivo no vale.
• Dentro de los límites cuantitativos previstos para las dietas.

La condición del pago electrónico es la que más deducciones tumba. Una comida real, con factura correcta, pagada en efectivo, no se deduce.

Ropa

Deducible solo si es específica de la actividad: uniformes, ropa con el anagrama del negocio, equipos de protección individual, calzado de seguridad.

La ropa que también sirve para vestirse normalmente no lo es, aunque su uso real sea profesional. Es un criterio muy asentado.

Ordenador, móvil y equipamiento

Los bienes de inversión no se deducen de golpe: se amortizan a lo largo de su vida útil según las tablas oficiales. Existen supuestos de libertad de amortización y de amortización acelerada para determinados casos, que conviene revisar.

Si el bien es de uso mixto, vuelve a aparecer el problema de la afectación.

Formación

Deducible cuando está relacionada con la actividad y mejora las capacidades profesionales. Un curso de tu sector, sí. Un máster sin relación con lo que haces, no.

Otros que suelen olvidarse y sí son deducibles

• Cuota de autónomos. Sin discusión.
• Asesoría y gestoría.
• Seguro de responsabilidad civil de la actividad.
• Cuotas de colegios profesionales y de asociaciones empresariales.
• Publicidad, dominio y hosting.
• Suministros y consumibles de un local afecto.
• Intereses de préstamos destinados a la actividad.

Cómo evitar el problema en lugar de discutirlo

Tres hábitos que resuelven la mayoría de los casos:

1. Una cuenta bancaria y una tarjeta solo para el negocio. Simplifica la prueba enormemente.
2. Pedir factura siempre, aunque parezca poco importante.
3. Ante la duda, preguntar antes de deducir. Rectificar una declaración es barato; un requerimiento con recargo e intereses tres años después, no.

Deducirse de más no es «apurar»: es asumir un riesgo que se materializa tarde, cuando ya no se puede corregir sin coste.