Cuentas anuales y depósito en el Registro Mercantil
Respuesta rápida
Toda sociedad tiene que formular sus cuentas anuales, aprobarlas en junta y depositarlas en el Registro Mercantil, aunque no haya tenido actividad. Los plazos van encadenados desde el cierre del ejercicio: primero la formulación, después la aprobación en junta general y por último el depósito. No depositar tiene una consecuencia práctica muy concreta: el registro se cierra y deja de inscribir la mayoría de los actos de la sociedad.
En qué consiste
El cierre del ejercicio de una sociedad tiene tres actos encadenados, y cada uno tiene su plazo:
1. Formulación. Los administradores formulan las cuentas anuales: balance, cuenta de pérdidas y ganancias, memoria y, según el caso, estado de cambios en el patrimonio neto y estado de flujos de efectivo.
2. Aprobación. La junta general aprueba las cuentas y decide sobre la aplicación del resultado.
3. Depósito. Se presentan en el Registro Mercantil junto con la certificación del acuerdo de aprobación.
A eso se suma, como obligación independiente, la legalización de los libros contables.
Por qué importa no dejarlo para el final
Los tres plazos van encadenados desde el cierre del ejercicio. Si la formulación se retrasa, el resto se comprime, y llega un momento en que ya no hay margen.
La consecuencia de no depositar es concreta y molesta: el cierre registral. El Registro Mercantil deja de inscribir la mayoría de los actos de la sociedad. Eso significa que no se puede cambiar el administrador, ni el domicilio, ni ampliar capital, ni inscribir prácticamente nada hasta regularizar.
Y suele descubrirse justo cuando hace falta hacer alguno de esos trámites con urgencia.
Qué incluye nuestro trabajo
- Cierre contable del ejercicio con sus ajustes: amortizaciones, periodificaciones, provisiones, deterioros.
- Formulación de las cuentas en el modelo que corresponda.
- Documentación societaria: acta de la junta y certificación del acuerdo.
- Depósito telemático en el Registro Mercantil.
- Legalización de libros.
- Coordinación con el Impuesto sobre Sociedades, que parte del mismo resultado contable.
Lo que revisamos antes de formular
Un cierre no es sumar el año. Antes hay que comprobar:
- Que las amortizaciones están aplicadas y son coherentes con el inmovilizado.
- Que los saldos de clientes y proveedores se corresponden con la realidad.
- Que el banco está conciliado.
- Que las existencias están valoradas.
- Que no hay facturas pendientes de registrar del ejercicio.
- Que las operaciones con socios y administradores están correctamente reflejadas y documentadas.
Ese último punto es de los que más problemas dan en una inspección y de los que menos atención reciben durante el año.
Cómo te ayudamos
Si llevamos tu contabilidad, el cierre es la continuación natural del trabajo del año y no genera sobresaltos.
Si la llevas tú o la lleva otro, lo primero es revisar el punto de partida. Te diremos qué hemos encontrado y qué hay que ajustar antes de formular. Preferimos decirlo antes que firmar unas cuentas que no se sostienen.
¿Qué documentación hace falta?
- Contabilidad del ejercicio cerrada y cuadrada
- Extractos bancarios de todo el ejercicio
- Inventario de existencias a fecha de cierre, si procede
- Relación de bienes de inmovilizado y sus amortizaciones
- Préstamos vivos y sus cuadros de amortización
- Escritura de constitución y estatutos, la primera vez
- Certificado digital de representante de la sociedad
Si no sabes exactamente qué documento necesitamos, pregunta antes de enviarlo. Es más rápido que mandar cinco que no valen.
Preguntas frecuentes
La sociedad no ha tenido actividad. ¿También hay que depositar?
Sí. La obligación de formular, aprobar y depositar las cuentas no depende de que haya habido actividad. Una sociedad inactiva sigue teniendo que presentar cuentas, y también el Impuesto sobre Sociedades.
¿Qué pasa si no depositamos las cuentas?
La consecuencia inmediata es el cierre registral: transcurrido el plazo previsto sin depositar, el Registro Mercantil deja de inscribir la mayoría de los documentos de la sociedad. Además, la falta de depósito está tipificada como infracción con su propio régimen sancionador.
¿Qué modelo de cuentas nos corresponde?
Depende del tamaño de la sociedad según los parámetros de activo, cifra de negocios y número medio de trabajadores. La mayoría de las pymes presentan el modelo abreviado o el de pymes. Lo comprobamos con los datos del ejercicio.
¿La legalización de libros es lo mismo?
No, es un trámite distinto y con su propio plazo. Los libros obligatorios se legalizan telemáticamente en el Registro Mercantil tras el cierre del ejercicio. Son dos obligaciones separadas que solemos llevar juntas.
Llevamos la contabilidad por nuestra cuenta. ¿Podéis hacer solo las cuentas?
Podemos, pero primero hay que revisar que la contabilidad esté cuadrada y correctamente planteada. Formular unas cuentas sobre una contabilidad con problemas es construir sobre arena: te diremos con franqueza qué hemos encontrado.
Fuentes oficiales
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