Laboral
He contratado a mi primer trabajador: ¿qué tengo que hacer?
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Revisado por el equipo de Angarie Asesores
Respuesta rápida
Antes de que el trabajador empiece hay que hacer dos cosas sin falta: inscribirte como empresa en la Seguridad Social si no lo estabas y dar de alta al trabajador, que debe estar hecho ANTES del inicio de la prestación de servicios. Después vienen el contrato y su comunicación al SEPE, la aplicación del convenio colectivo del sector, la nómina y los seguros sociales mensuales, la prevención de riesgos laborales y el registro diario de jornada. El coste para la empresa no es el salario bruto: hay que sumarle la cotización empresarial, las pagas extra y las vacaciones.
Lo que hay que tener hecho antes del primer día
Hay dos trámites que no admiten retraso:
1. Inscripción de la empresa en la Seguridad Social. Si es tu primera contratación, necesitas un Código de Cuenta de Cotización. Sin él no puedes dar de alta a nadie.
2. Alta del trabajador. Debe presentarse con carácter previo al inicio de la prestación de servicios. No el mismo día por la tarde, no al día siguiente: antes de que empiece.
La falta de alta es una de las infracciones que la Inspección de Trabajo persigue con más dureza, y no admite el argumento de que «iba a hacerlo esa misma semana».
Después: el contrato y el convenio
Elegir el contrato
El tipo de contrato depende de la necesidad real: si es una actividad estable, lo que corresponde es un contrato indefinido. Los contratos temporales exigen una causa justificada y acreditable, y su uso indebido tiene consecuencias.
Además hay que decidir jornada (completa o parcial), y en su caso el periodo de prueba, que tiene límites legales y convencionales.
Comunicarlo al SEPE
El contrato se comunica al Servicio Público de Empleo dentro del plazo establecido.
Identificar el convenio colectivo
Este punto se subestima constantemente, y es el que más reclamaciones genera años después.
El convenio se determina por la actividad real de la empresa. De él salen:
- El salario mínimo del puesto según categoría, que suele estar por encima del SMI.
- La jornada anual máxima.
- Los pluses obligatorios.
- Las categorías profesionales y su encuadramiento.
- Los permisos retribuidos.
Pagar por debajo de convenio genera una diferencia salarial que el trabajador puede reclamar, con sus atrasos, cuando la relación laboral se rompe. Y ahí ya no se negocia.
Lo que hay que mantener cada mes
Nómina. Con todos los conceptos, retención de IRPF correcta y entrega al trabajador.
Seguros sociales. Liquidación y pago mensual a través del Sistema de Liquidación Directa.
Modelo 111. Ingreso trimestral de las retenciones practicadas. Y ojo: es una de las deudas que la Ley General Tributaria declara inaplazables, precisamente porque ese dinero no es de la empresa.
Modelo 190. Resumen anual de retenciones.
Prevención de riesgos laborales
No es papeleo prescindible: es una obligación con régimen sancionador propio.
Como mínimo hay que tener:
- Evaluación de riesgos del puesto.
- Plan de prevención.
- Formación e información al trabajador sobre los riesgos de su puesto.
- Vigilancia de la salud, ofrecida al trabajador en los términos que corresponda.
En empresas pequeñas la ley permite que el empresario asuma personalmente la actividad preventiva bajo ciertas condiciones. Fuera de esos supuestos, hay que contratar un servicio de prevención ajeno.
Registro de jornada
Obligatorio, sin excepción por tamaño de empresa. Hay que registrar diariamente el inicio y el fin de la jornada de cada trabajador, conservar los registros durante el plazo previsto y tenerlos disponibles para la Inspección, el trabajador y sus representantes.
Un cuaderno vale. Lo que no vale es no tener nada.
El coste real: no es el salario bruto
Este es el cálculo que conviene hacer antes de decir una cifra en la entrevista.
El coste para la empresa se compone de:
- Salario bruto anual, que ya incluye las pagas extra y las vacaciones retribuidas. No son un extra: forman parte del cómputo.
- Cotización empresarial a la Seguridad Social, un porcentaje sobre la base de cotización que varía según el tipo de contrato y la actividad.
- Costes indirectos: prevención, formación, equipos, ropa de trabajo si procede.
Un error clásico es pactar un neto mensual con el trabajador sin haber calculado antes qué bruto implica y qué coste total supone. El bruto se calcula desde el neto, no al revés, y la retención de IRPF depende de la situación personal de cada uno.
Checklist de la primera contratación
- Inscripción de la empresa en la Seguridad Social (CCC)
- Convenio colectivo identificado
- Tipo de contrato y jornada decididos
- Coste total calculado, no solo el bruto
- Alta del trabajador antes del inicio
- Contrato firmado y comunicado al SEPE
- Evaluación de riesgos y formación en prevención
- Vigilancia de la salud ofrecida
- Sistema de registro horario en marcha
- Calendario laboral del año
- Alta en el seguro de convenio, si el convenio lo exige
El consejo más útil
Habla con la asesoría antes de cerrar las condiciones con el candidato, no después de haberle prometido un sueldo.
La mitad de los problemas laborales que vemos empiezan con un acuerdo verbal que no encajaba en el convenio, y que ya no se puede deshacer sin coste.
Preguntas frecuentes
¿Puedo dar de alta al trabajador el mismo día que empieza?
El alta debe estar presentada con carácter previo al inicio de la prestación de servicios. Hacerlo el mismo día, pero antes de que empiece a trabajar, es válido; hacerlo después no, y la falta de alta es una de las infracciones que la Inspección sanciona con mayor severidad.
¿Cómo sé qué convenio colectivo me aplica?
El convenio se determina por la actividad real de la empresa, no por lo que a uno le parezca ni por el epígrafe de IAE sin más. De él dependen el salario mínimo del puesto, la jornada anual, los pluses, las categorías y los días de permiso. Aplicar el convenio equivocado genera diferencias salariales que se reclaman con años de retraso.
¿Cuánto me cuesta de verdad contratar a alguien?
Al salario bruto anual hay que sumarle la cotización empresarial a la Seguridad Social, que es un porcentaje sobre la base y varía según el tipo de contrato y la actividad. Además, el bruto anual ya incluye pagas extra y vacaciones retribuidas, que no son un extra sino parte del cómputo. Lo calculamos con el convenio delante antes de que tomes la decisión.
¿El registro horario es obligatorio si solo tengo un trabajador?
Sí. La obligación de registro diario de jornada no depende del tamaño de la empresa. Hay que conservarlo durante el plazo previsto y tenerlo a disposición de la Inspección.
¿Puedo encargarme yo mismo de la prevención de riesgos?
La ley contempla la posibilidad de que el empresario asuma personalmente la actividad preventiva en empresas de pocos trabajadores y bajo determinadas condiciones, entre ellas tener la formación adecuada y desarrollar habitualmente su actividad en el centro. Fuera de esos supuestos hay que recurrir a un servicio de prevención ajeno.
¿Hay ayudas o bonificaciones por contratar?
Existen bonificaciones en la cotización vinculadas a determinados colectivos y tipos de contrato, y convocatorias autonómicas de ayudas a la contratación. Cambian con frecuencia, así que conviene comprobar qué está vigente en el momento de contratar y no contar con una bonificación que ya no existe.
Fuentes oficiales
Los datos de esta página se han contrastado con estas publicaciones oficiales. Si vas a tomar una decisión, comprueba siempre la versión vigente.
- Real Decreto Legislativo 2/2015, Estatuto de los TrabajadoresBOE — texto consolidado
- Inscripción de empresas y afiliación de trabajadores — Seguridad SocialSeguridad Social
- Ley 31/1995, de Prevención de Riesgos LaboralesBOE — texto consolidado
- Comunicación de contratos — Servicio Público de Empleo EstatalSEPE
Contenido informativo. Cada situación requiere un análisis individual: antes de tomar una decisión, consúltanos tu caso concreto.